Privātuma politika

AS “REPHARM” rūpējas, lai tās rīcībā esošo personas datu apstrāde notiktu atbilstoši Eiropas Savienības un Latvijas Republikas normatīvajos aktos noteiktajām prasībām un labas prakses vadlīnijām.

Šī Privātuma politika ir izstrādāta, lai sniegtu informāciju par personas datu apstrādes aspektiem.

Saturs

Termini

Termins	Apraksts
Pārzinis	AS “REPHARM”, vienotais reģistrācijas numurs 40103195532, juridiskā adrese: Mūkusalas iela 41b, Rīga, Latvija LV-1004.
Apstrādātājs	ir fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kura Pārziņa vārdā apstrādā personas datus.
Persona (datu subjekts)	ir fiziska persona, kuru var tieši vai netieši identificēt.
Personas dati	jebkāda informācija par identificētu vai identificējamu fizisku personu.
Apstrāde	jebkuras darbības, kuras Pārzinis veic ar personas datiem (tajā skaitā, personas datu vākšana, reģistrēšana, glabāšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, nosūtīšana, dzēšana vai iznīcināšana).
Regula Nr.2016/679/ES	Eiropas Parlamenta un Padomes regula (ES) 2016/679 (27.04.2016) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti.
Privātuma politika	šī Privātuma politika.
Personas dati	jebkura informācija, kas attiecas vai varētu attiekties uz Personu (piemēram, personas vārds, uzvārds, adreses, tālruņa numurs, e-pasta adrese).
Piekrišana	jebkurš Personas brīvi un apzināti sniegts apstiprinājums, ar kuru Persona piekrīt savu personas datu apstrādei konkrētam nolūkam.
Datu valsts inspekcija	iestāde, kas Latvijas Republikā veic Regulas Nr.2016/679/ES piemērošanas uzraudzību.

Kāda ir Privātuma politikas piemērošanas sfēra?

Privātuma politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz jebkurām Pārziņa veiktajām personas datu apstrādes darbībām. 

Privātuma politika ir attiecināma uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Persona sniedz/tiek iegūti tās personas dati (Pārziņa interneta mājaslapā, mobilajās lietotnēs, papīra formātā vai telefoniski) un kādās Pārziņa elektroniskajā informācijas sistēmās vai papīra formas kartotēkās tie tiek apstrādāti.

Attiecībā uz specifiskiem datu apstrādes veidiem var tikt noteikti papildu, specifiski noteikumi, par ko Persona tiek informēta brīdī, kad Persona sniedz attiecīgus personas datus Pārzinim.

Kas apstrādā personas datus?

Personas datu pārzinis ir AS “REPHARM”, vienotais reģistrācijas numurs 40103195532, juridiskā adrese: Mūkusalas iela 41b, Rīga, Latvija, LV-1004.

Pārzinis savas pamatdarbības nodrošināšanai nepieciešamu pasākumu īstenošanai piesaista/var piesaistīt Apstrādātājus – uzņēmumus, kam piemīt atbilstošas zināšanas un prasmes, kas nepieciešams specifisku pakalpojumu nodrošināšanā, un, ja nepieciešams, nodod Apstrādātājiem arī Pārziņa rīcībā esošos personas datus vai piešķir tiem piekļuvi. Savstarpējās tiesiskās attiecības starp Pārzini un Apstrādātāju tiek reglamentētas ar rakstveida līgumu. Apstrādātāji var apstrādāt personas datus tikai saskaņā ar Pārziņa norādījumiem un nevar tos izmantot citiem mērķiem. Šiem uzņēmumiem saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktajām prasībām un Pārziņa sadarbības līgumu ir noteikts pasākumu kopums, kas ir īstenojams, lai nodrošinātu adekvātu privātuma un personas datu aizsardzību.

Kāda veida personas datus, kādiem nolūkiem un uz kāda pamata Pārzinis apstrādā, un kāds ir to glabāšanas termiņš?

Nolūks	Koncerna uzņēmumu organizatoriska pārvaldība, plānošana un uzskaite
Personas datu kopums (kategorijas)	Tiesiskais pamats	Apraksts	Glabāšanas ilgums
Personas datu kopums ir atkarīgs no dokumenta satura	Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšana. [1]	Dokumentu aprite tiek organizēta, lai nodrošinātu koncernā ietilpstošo uzņēmumu organizatorisku pārvaldību, plānošanu un uzskaiti.	Līdz brīdim, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem: – ir noteikts juridisks pienākums datus glabāt noteiktu laiku saskaņā ar normatīvajiem aktiem; – ir nepieciešams realizēt Pārziņa leģitīmās intereses; – ir nepieciešams izpildīt uzņemtās līguma saistības.
Nolūks	Pieteikumu izvērtēšana personāla atlases procesā
Personas datu kopums (kategorijas)	Tiesiskais pamats	Apraksts	Glabāšanas ilgums
Pretendenta  uz vakanto amatu identifikācijas dati: vārds, uzvārds.   Pretendenta kontaktinformācija: tālruņa numurs, e-pasta adrese, dzīves vietas adrese.   Informācija par pretendenta iegūto izglītību: absolvētās izglītības iestādes nosaukums, mācību ilgums, iegūtā izglītība/profesija.   Informācija par pretendenta profesionālo pieredzi: darba vietas nosaukums, darba tiesisko attiecību termiņš, amats, veiktie darba pienākumi.   Cita informācija, ko pretendents ir norādījis iesniegtajā CV un motivācijas vēstulē.	Pretendenta  uz vakanto amatu piekrišana.[2]	Pārzinis apstrādā pretendenta uz vakanto amatu iesniegtos personas datus (tajā skaitā, kas iesniegti izmantojot interneta vietnē www.repharm.lv sadaļā “Karjera” piedāvāto iespēju), lai nodrošinātu personāla atlases procesu, tai skaitā, lai izvērtētu pretendenta kandidatūras atbilstību vakantajai amata vietai, uz kuru pretendents pieteicies; sazinātos ar pretendentu; lai paziņotu par amata konkursa rezultātiem un, pretendenta kandidatūras atbilstības vakantajai amata vietai gadījumā, uzaicinātu pretendentu uz pārrunām.	Pretendenta uz vakanto amatu personas datu apstrāde tiks veikta līdz brīdim, kad tiek pabeigta pretendentu uz vakanto amatu izvērtēšana un atlase. Pēc konkursa noslēgšanās, pretendenta personas dati tiks dzēsti vai iznīcināti.   Pretendenta personas datu apstrāde var tikt veikta ilgākā periodā, ja pretendents sniedz piekrišanu dalībai citos Pārziņa personāla atlases konkursos (citu darba piedāvājumu saņemšanai).   Pretendentam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt savu piekrišanu šādai personas datu apstrādei.
Nolūks	Personāla vadība
Personas datu kopums (kategorijas)	Tiesiskais pamats	Apraksts	Glabāšanas ilgums
Darbinieka identifikācijas dati: vārds, uzvārds; personas kods.   Darbinieka kontaktinformācija: tālruņa numurs, e-pasta adrese, dzīves vietas adrese.   Informācija par darbinieka izglītību un profesionālo pieredzi.   Informācija saistībā ar darba gaitām pie Pārziņa.	Amatpersonu (valdes un padomes) piekrišana ieņemt amatu.[3]   Ar darbinieku noslēgta līguma izpildes nodrošināšana[4]	Personāla vadības organizēšana un kontrole (tajā skaitā, lai organizētu, nodrošinātu un novērtētu ar darbinieku noslēgtajā līgumā noteikto saistību un pienākumi izpildi; biznesa plānošanai un analītikai personāla vadības jomā).	Līdz brīdim, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem: – ar darbinieku ir spēkā esošs darba līgums un ir nepieciešams izpildīt uzņemtās saistības; – ir noteikts juridisks pienākums datus glabāt noteiktu laiku saskaņā ar normatīvajiem aktiem; – ir nepieciešams realizēt Pārziņa leģitīmās intereses.
Nolūks	Interneta vietņu lietošanas uzlabošana
Personas datu kopums (kategorijas)	Tiesiskais pamats	Apraksts	Glabāšanas ilgums
Sīkdatnes.	Interneta vietnes apmeklētāja piekrišana.[5]   Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšana.[6]	Sīkdatnes tiek lietotas Interneta vietnē www.repharm.lv.   Sīkdatnes ir nelielas teksta datnes, kas tiek izveidotas un saglabātas interneta vietnes apmeklētāja ierīcē (datorā, planšetē,  mobilajā telefonā un tml.), apmeklējot Pārziņa interneta vietnes. Sīkdatnes “atceras” interneta vietnes apmeklētāja kā lietotāja pieredzi un pamatinformāciju un tādējādi uzlabo Pārziņa interneta vietnes lietošanas ērtumu. Izmantojot sīkdatnes, tiek apstrādāti kopējie interneta vietnes apmeklētāja kā lietotāja paradumi un vietnes lietošanas vēsture, diagnosticētas problēmas un trūkumi vietnes darbībā, ievākta interneta vietnes apmeklētāja paradumu statistika, kā arī tiek nodrošināta interneta vietnes funkcionalitātes pilnīga un ērta izmantošana.   Sīkdatnes ir vairāku veidu: a) Nepieciešamās sīkdatnes (kuras ir nepieciešamas interneta vietnes darbībai). Šo sīkdatņu izmantošanai netiek pieprasīta interneta vietnes apmeklētāja piekrišana. b) Funkcionālās sīkdatnes (ļauj interneta vietnei atcerēties apmeklētāja veiktās izvēles (piemēram, lietotāja vārdu, lietoto valodu u. tml.), tādējādi uzlabojot un personalizējot mājas lapu). c) Veiktspējas vai analītiskās sīkdatnes (trešo personu sīkdatnes) – uzkrāj informāciju par to kā apmeklētājs lieto Pārziņa interneta vietni; kādas interneta vietnes sadaļas visbiežāk apmeklē; kā arī, tās izmanto, lai noskaidrotu, vai saņemtu paziņojumus par kļūdām.   Nepieciešamās sīkdatnes tiek apstrādātas, Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšanai, savukārt, funkcionālās un veiktspējas vai analītiskās sīkdatnes tiek apstrādātas, pamatojoties uz interneta vietnes apmeklētāja piekrišanu.   Ja interneta vietnes apmeklētājs nevēlas atļaut izmantot sīkdatnes, interneta vietnes apmeklētājs var to izdarīt savas pārlūkprogrammas uzstādījumos, tomēr tādā gadījumā interneta vietnes lietošana var būt būtiski traucēta un apgrūtināta. Saglabāto sīkdatņu dzēšana ir iespējama savas ierīces pārlūkprogrammas uzstādījumu sadaļā, dzēšot saglabāto sīkdatņu vēsturi.	Nepieciešamās sīkdatnes tiek glabātas interneta vietnes apmeklētāja ierīcē līdz brīdim, kad tiek aizvērta tīmekļa pārlūkprogramma (tikai pārlūkošanas sesijas laikā, tādēļ pieder sesijas sīkdatņu kategorijai).   Funkcionālās sīkdatnes tiek glabātas apmeklētāja iekārtā pastāvīgi.   Veiktspējas vai analītiskās sīkdatnes (identificē tikai apmeklētāja iekārtu, taču neizpauž apmeklētāja identitāti) tiek glabātas 2 gadi.

[1] Regulas Nr.2016/679/ES 6. panta 1.punkta f.apakšpunkts.
[2] Regulas Nr.2016/679/ES 6.panta 1.punkta a.apakšpunkts.
[3] Regulas Nr.2016/679/ES 6. panta 1. punkta a. un b.apakšpunkts.
[4] Regulas Nr.2016/679/ES 6. panta 1. punkta b.apakšpunkts.
[5] Regulas Nr.2016/679/ES 6.panta 1.punkta a.apakšpunkts.
[6] Regulas Nr.2016/679/ES 6. panta 1. punkta f.apakšpunkts.

Kā Pārzinis iegūst personas datus?

Pārzinis iegūst Personas datus no:

• pašas Personas – datu subjekta (piemēram, apmeklējot Pārziņa interneta vietnes; piesakoties dalībai personāla atlases procesā), pamatojoties uz personas piekrišanu;
• trešajām personām, normatīvajos aktos noteiktajā gadījumā, kārtībā un apjomā.
  

Vai personai ir pienākums sniegt savus personas datus?

Personai nav pienākums sniegt savus personas datus, tomēr, ja Persona izvēlēsies nesniegt Pārzinim savus personas datus, visticamāk Pārzinis nevarēsim sadarboties ar personu noteiktu mērķu sasniegšanai.

Kas ir atbildīgs par personas datu aktualitāti?

Pārzinis nodrošina personas datu pareizību un to savlaicīgu atjaunošanu, labošanu vai dzēšanu, ja personas dati ir nepilnīgi vai neprecīzi saskaņā ar personas datu apstrādes mērķi.

Pārzinis paļaujas, ka pati Persona un trešās personas sniedz Pārzinim patiesu informāciju un precīzus personas datus, t.sk. ja pēc tam, kad Pārzinim ir sniegti personas dati, šie dati ir kļuvuši neaktuāli, ir notikušas izmaiņas iesniegtajos personas datos, personas dati tikts aktualizēti, ja tas atbilst personas datu apstrādes mērķim. 

Kam Pārzinis nodod personas datus?

Pārzinis nodod personas datus:

• sadarbības partneriem (Apstrādātājiem vai atsevišķiem pārziņiem), kas saistīti ar pakalpojumu nodrošināšanu Pārzinim; Pārziņa sadarbības partneri apstrādā personas datus tikai saskaņā ar Pārziņa norādījumiem un tos nevar izmantot citiem mērķiem; sadarbības partnerus Pārzinis rūpīgi izvērtē pirms sadarbības uzsākšanas;
• ārējos normatīvajos aktos noteiktajām personām (tiesībsargājošām iestādēm, tiesai vai citām valsts un pašvaldības iestādēm), lai izpildītu juridisko pienākumu; personas datu nodošana tiek īstenota, ja saņemts rakstisks pieprasījums un tiek konstatēts šādas personas datu apstrādes tiesiskais pamats; personas datu nodošana tiek veikta tādā kārtībā un apjomā, kādu paredz attiecīgais normatīvais akts;
• trešajām personām normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos Pārziņa leģitīmo interešu aizsardzībai.
  

Vai Pārzinis nodod personas datus ārpus ES/EEZ?

Pārzinis personas datus nenodod ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas. 

Ja Pārziņa sadarbības partneri – Apstrādātāji, kam Pārzinis ir uzticējis Pārziņa uzdevumā apstrādāt personas datus, veic to apstrādi ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas, tad Pārzinis pārliecinās, ka attiecībā uz datu drošību un tehniskām prasībām attiecīgie pakalpojumu sniedzēji ievēros tādas prasības, kādas ir noteiktas Regulā Nr.2016/679, citos Eiropas Savienības un Latvijas Republikas normatīvajos aktos un labas prakses vadlīnijās.

Kādas ir Personas (datu subjekta) tiesības attiecībā uz personas datu apstrādi, ko veic Pārzinis?

Pārzinis privātuma un personas datu aizsardzību regulējošo normatīvo aktu prasību izpildes ietvaros nodrošina Personas tiesības, pamatojoties uz Personas (datu subjekta) rakstisku pieprasījumu:

Tiesības	Apraksts
Piekļūt saviem personas datiem	Personai ir tiesības saņemt no Pārziņa apstiprinājumu par to, vai personas dati tiek vai netiek apstrādāti, un, ja tie tiek apstrādāti, piekļūt saviem datiem un saņemt par tiem šādu informāciju:  datu apstrādes nolūki; personas datu kategorijas;  personas datu saņēmēji;  personas datu glabāšanas ilgums vai kritēriji, pēc kuriem tiek noteikts glabāšanas ilgums.
Labot savus personas datus	Personai ir tiesības pieprasīt Pārzinim savu datu labošanu, ja Persona ir konstatējusi, ka Pārziņa rīcībā esošā informācija par Personu ir nepareiza vai nepilnīga.
Dzēst savus personas datus	Personai ir tiesības prasīt savu datu dzēšanu, un Pārzinis bez kavēšanās izpildīs šo prasību, ja pastāvēs vismaz viens no šādiem nosacījumiem: dati vairs nav nepieciešami saistībā ar nolūkiem, kādos tie tika vākti vai citādi apstrādāti; Persona atsauc savu piekrišanu datu apstrādei, un ja nav cita likumīga pamata to apstrādei; ja datu apstrāde ir pamatota ar Pārziņa vai trešās personas leģitīmu interešu ievērošanu, apstrādei nav nekāda svarīgāka leģitīma pamata; Persona iebilst pret savu datu apstrādi tiešās tirgvedības vajadzībām; ja dati ir tikuši apstrādāti nelikumīgi; lai nodrošinātu juridiska pienākuma izpildi, kas Pārzinim noteikts normatīvajos aktos; ja personas dati tika vākti saistībā ar informācijas sabiedrības pakalpojumu piedāvāšanu.
Ierobežot savu personas datu apstrādi	Personai ir tiesības lūgt ierobežot to personas datu apstrādi, kas Pārziņa rīcībā ir par Personu.
Iebilst savu personas datu apstrādei	Personai ir tiesības iebilst pret tās personas datu apstrādi, kas pamatota ar Pārziņa leģitīmajām interesēm.

Personas kā datu subjekta pieprasījumam (turpmāk – pieprasījums) ir jābūt rakstveida formā vai tādā formā, kas saskaņā ar normatīvajiem aktiem var tikt uzskatīta par rakstveida formu, piemēram, elektroniskais dokuments, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu un satur laika zīmogu.

Cik ilgā laikā Pārzinis izskatīs Personas pieprasījumu?

Pārzinis sniegs Personai atbildi uz Personas pieprasījumu bez nepamatotas kavēšanās, bet ne vēlāk kā viena mēneša laikā no Personas pieprasījuma saņemšanas brīža. Nepieciešamības gadījumā, ņemot vērā Personas pieprasījuma apjomu, Pārzinim ir tiesības pagarināt pieprasījuma izpildes termiņu par diviem mēnešiem. Šajā gadījumā Pārzinis Personu informēs par termiņa pagarināšanas un kavēšanās iemesliem mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas brīža.

Kādā veidā Pārzinis sniegs informāciju uz Personas pieprasījumu?

Pārzinis sniegs Personai atbildi uz Personas pieprasījumu pēc iespējas ņemot vērā Personas norādīto atbildes uz pieprasījumu saņemšanas veidu. 

Kā rīkoties, ja Persona uzskata, ka Pārzinis ir pārkāpis Personas tiesības, veicot personas datu apstrādi?

Pārzinis nodrošina personas datu apstrādi atbilstoši Regulā Nr.2016/679/ES, citos Eiropas Savienības un Latvijas Republikas normatīvajos aktos noteiktajām prasībām un Privātuma politikai. Gadījumā, ja Persona uzskata, ka, apstrādājot personas datus, Pārzinis ir aizskāris Personas tiesības uz personas datu aizsardzību, Personai ir tiesības savu normatīvajos aktos noteikto interešu aizsardzībai iesniegt sūdzību izskatīšanai Pārzinim, Datu valsts inspekcijai vai atbilstoši normatīvajiem aktiem iesniegt prasību tiesā.

Kā tiek nodrošināta personas datu drošība?

Pārzinis garantē personas datu neizpaušanu un drošību, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Pārziņa saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā, nodrošinot personas datu fizisko un vides drošību; ierobežojot piekļuves tiesības personas datiem (piekļuve personas datiem ir tikai Pārziņa pilnvarotiem darbiniekiem, kuriem tā nepieciešama darba pienākumu veikšanai); veicot personas datu nosūtīšanu šifrētā veidā; nodrošinot datortīkla, personālo ierīču aizsardzību; datu rezerves kopēšanu u.c. aizsardzības pasākumus, tādējādi nodrošinot arī personas datu aizsardzību pret nelikumīgu piekļuvi, izmantošanu vai izpaušanu.

Apstrādātāji, kuriem Pārzinis uztic personas datu apstrādi, pirms sadarbības uzsākšanas tiek rūpīgi izvērtēti un informēti par pasākumu kopumu, kas tiem jāveic, lai nodrošinātu personas datu apstrādi, konfidencialitāti un aizsardzību atbilstoši normatīvo aktu prasībām. Apstrādātāji nodrošina personas datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktajām prasībām un Pārziņa sadarbības līgumu. 

Kontaktinformācija 

Jautājumos, kas saistīti ar personas datu apstrādi (tajā skaitā, lai sniegtu atsauksmes vai paustu iebildumus par personas datu apstrādes procesiem), var sazināties ar Pārzini vai Pārziņa datu aizsardzības speciālistu:

• AS “REPHARM”, juridiskā adrese: Mūkusalas iela 41b, Rīga, Latvija, LV-1004; tālrunis 67815842, e-pasta adrese: info@repharm.lv;
• datu aizsardzības speciālista e-pasta adrese: dpo@repharm.lv.

Kā Pārzinis nodrošina aktuālu informāciju par personas datu apstrādi?

Lai Personas rīcībā vienmēr būtu aktuāla informācija par personas datu apstrādi, Pārzinis atbilstoši normatīvo aktu prasībām nodrošina šīs Privātuma politikas regulāru pārskatīšanu un atjaunošanu. Pārzinis aicina Personu ik pa laikam iepazīties ar Privātuma politikas aktuālo redakciju Pārziņa interneta vietnē: www.repharm.lv.